Lær at lave en god tidsplan i Excel

Tidsplaner er meget væsentlige i projekter. Det skyldes at de repræsenterer meget i projekterne, som f.eks. projektets fremdrift og interessenters forventninger til projektet.
Derfor er det også vigtigt at tidsplanen er solid og gennemtænkt fra start. En projekt tidsplan i Excel er en god måde at starte på, da Excel giver en hurtig måde at komme i gang på.

Kvaliteten af tidsplanen handler ikke om den er lavet i MS Project eller i Excel, men om de tanker og det arbejde der ligger bag tidsplanen.
Det betyder også at værktøjet ofte vil være den mindste udfordring og det er den del af planlægningsprocessen der bare skal virke og som minimum ikke stå i vejen for processen.

Projekt tidsplan i Excel egner sig bedst til de mindre og mellemstore projekter og derefter anbefales mere dedikeret værktøjer som MS Project.

Kom godt i gang med en gratis skabelon

Vi vil gerne hjælpe dig godt i gang med dine nye tidsplan i Excel. Derfor giver vi dig mulighed for at downloade en gratis excel skabelon, samt et eksempel på brugen. Med den vil du kunne komme lidt hurtigere i gang.

Vi håber det hjælper dig i den rigtige retning og hvis du så bare sender os en kærlig tanke, så er vi glade.

Skabelonen indeholder både Gantt kort og et forslag til en overordnet tidsplan.
Husk at kigge på eksemplet, så du kan se hvordan det kan bruges.

Vigtig viden om at lave tidsplaner

Når man skal i gang med at lave en tidsplan, er der en række informationer som kan være gavnlige at forstå.
Denne viden kommer fra mange års arbejde med tidsplaner og de erkendelser der følger med. Så spar dig selv den læring og få dem med fra start 🙂

1 – Planer holder aldrig, men processen gør

Værdien i at lave en tidsplan ligger ikke kun i at få nedskrevet tidsplanen og få lavet en flot udgave af den. Faktisk ligger størstedelen af værdien i den proces med at få udarbejdet tidsplanen.

For at kende udstrækning på opgaverne i tidsplanen, samt deres indbyrdes sammenhæng, er man nød til at estimere og analysere opgaverne. Uden den analyseopgave, vil man ganske enkelt ikke kunne lave en tidsplan. Så man får lige boret lidt i opgaven og sikkert mere end man ellers ville gøre.

Så hele det analysearbejde der sker, giver en projektet en betydelig bedre start, fordi man simpelthen bliver en del klogere på projektet. Det er også her i de indledende analyser at der findes højrisiko opgaver, eller ligefrem opgaver der ikke kan lade sig gøre at løse.
Når det så er sagt, så vil sammenhængen og opgaverne konstant ændre sig i de fleste projekter. Men det er noget nemmere at ændre noget man har analyseret, fremfor en ukendt opgave.

Derfor skal man være parat til løbende at tilpasse planen til virkeligheden og aldrig ophøje en plan til virkelighed. Når du laver din tidsplan, så undgå stærke følelsen “af spildt arbejde” når planen skal ændres, men tænk over den værdi som den allerede har bidraget med.

2 – Find balancen med at ændre tidsplanen

Som nævnt vil virkeligheden for fleste projekter konstant ændre sig. Her er det vigtigt at tidsplanen følger med virkeligheden, men ikke for meget.

Det kan nemlig være fristende hele tiden at opdatere planen for nogen mennesker og for andre, helt at droppe planen fordi de ikke gider tilpasse den. Derfor skal man finde en passe balance i opdatering af planen. Hvor ofte giver det mening at revidere planen for dit projekt?

Den skal opdateres nok til at være anvendelig, men ikke mere end tidsforbruget kan tillade.

3 – Tidsplanen er i høj grad et politisk og juridisk redskab

Tidsplanen har mange formål i et projekt og er et centralt dokument i et projekt. Tidsplanen bruges f.eks. som kommunikationsredskab til kunder/interessenter/osv., men også til de mere politiske og juridiske formål.
Et eksempel på dette, kunne være at bruge tidsplanen som styringsredskab over for en underleverandør, hvor underleverandøren har en række milepæle som de skal opnå, for at udløse betalinger. Et andet eksempel kunne være kunde-milepæle i en hovedtidsplan, som bruges til at stille krav til kunden i et projekt. En tidsplan forpligter nemlig de deltagene parter og kan med fordel bruges til at styre et projektforløb.

Derfor er anbefalingen at bruge tidsplanen til andet end bare at styre interne forløb.

Tidsplan i Excel – Gantt kort eksempel

Tidsplaner præsenteres ofte i et Gantt kort, da det giver et godt overblik over tidsplanen. Samtidig er det en velkendt præsentation, så ligesindede lynhurtigt vil kunne læse og forstå tidsplanen.
Derfor kan det være en fordel at have både en Gantt kort tidsplan og en på listeform, med datoer og mere reel data.
Skabelonen med tidsplan i excel i dette indlæg kan generere et Gantt kort ud fra de data der indtastes.