Risikostyring – Derfor har du brug for det i dit projekt

Risikostyring er på ingen måde en magisk løsning på alle dine problemer, men det er en klassisk ledelsesdyd, som derfor også naturligt indgår i projektledelse. Den bruges ikke særlig systematisk af navn, men alligevel laver alle konstant risikovurdering i deres dagligdag.

Alle de problemer man undgår dagligt, mere eller mindre bevidst, er jo en form for risikostyring.

Risikostyring sørger også for at vi undgår at komme alvorligt i problemer. Man låner f.eks. ikke penge af en gangster type frem for banken, da det indebærer en højere sandsynlighed for en høj konsekvens.

Ufrivillig risikovillighed

Erfaring med projektledelse gør også typisk at man intuitivt bliver skarpere på de problemer der kan opstå og arbejder for at håndtere dem proaktivt, mere eller mindre bevidst.

Det er egentlig det der er hele kernen i hvorfor risikostyring er relevant.

Det giver projektleder og projektdeltagere en vej ud af de reaktive mønstre som man naturligt vil “forfalde” til, såfremt der ikke gøres andet.

Vi kender jo alle de projekter eller situationer, hvor man føler sig fastholdt i reaktivitet og problemer vælter hen over en. Man når aldrig rigtig dertil, hvor proaktiviteten kan tage over. Eller endnu bedre “Jeg har ikke tid til at lave det der risikostyring”. Vi hørte en benævne det ufrivillig risikovillighed. God måde at beskrive det på.

Work Harder eller Work Smarter?

Så hvad er problemet med bare at håndtere problemerne hvis de opstår, i stedet for at bruge tid på at gætte på fremtiden vil man måske spørge?

Jamen ingenting. Hvis man har medarbejdere med en uendelig stresstærskel der elsker at arbejde, bundløs pengekasse og uendelig tid. Så skal det skam nok lykkedes på et tidspunkt.

I den virkelige verden er situationen dog ofte ikke sådan. At arbejde sig ud af problemerne er “Work Harder” metoden, hvor risikostyringen er “Work Smarter”. Jo mere du gør én af metoderne, jo mere fastlåst vil du være i den pågældende.

Hvem vil med på “Work Smarter”-vognen?

Så hvordan gør man det?

Risikostyring kan gøres vilkårligt nemt eller svært. De fleste inden for IT-branchen kan godt lide at gøre det svært.

Størstedelen af værdien ligger i basis udgaven og tankegangen af risikostyring efter min bedste overbevisning.

For det første kræver det et bevidst valg om at sætte tid af til at flytte sig fra det reaktive til det proaktive. Her snakker vi ikke om at sætte to timer af fredag eftermiddag, efter fredags øl. Nej det kan godt koste en del tid i en periode, så det er en investering.

Det er ikke nemt at gøre midt i travlheden og du skal acceptere at de problemer, som du ellers ville bruge tiden på, vil hænge i luften.

Dernæst skal du bruge tiden på, sammen med passende udvalgte projektdeltagere at holde et møde for at lave en risikoanalyse. F.eks. en halv dag, hvor i først identificere de risici (positive som negative) som kan ramme jeres projekt. Dernæst prioriteres de og der laves handlingsplaner for håndtering af de værste (top, 5, top 10, …).

Handlingsplanerne skal så føres ud i livet og så skal der følges op på hvorvidt det faktisk gjorde en forskel.

Der vil muligvis opstå forandringsmodstand ift. risikoanalysen, da det er ukendt, mens problemløsningsmodellen er kendt. Vis dem denne artikel 🙂

Det vil bringe dig og dit projekt tættere på en proaktiv adfærd. Det er en væsentlig mere behagelig tilstand at være i, da man selv har styringen og vil øge sandsynligheden for succes med projektet ganske betragteligt. Indsatsen er efter min erfaring ret begrænset ift. hvad man kan få ud af det.

“Chance favors the prepared mind.” – Louis Pasteur

“The more I practice, the luckier I get.” – Gene Sarazen