Projekt KPI’er

Projekt KPI’er er et modsvar til projekters komplekse størrelse. For at styre et projekt mod målet, har man brug for input omkring status.

Den ene måde at få det input på er ved hjælp af erfaring og mavefornemmelse.
Projekt KPI’er giver derimod faktuelt input til projektets tilstand som supplement til mavefornemmelsen. Den ene form for input er ikke vigtigere end den anden.

En projektleder, der udelukkende leder et projekt baseret på tal, vil have svært ved at opnå succes. En projektleder, der kun styres af mavefornemmelse, vil ofte opleve overraskelser.

Projekt KPI’er er derfor endnu en del af den proaktive værktøjskasse som projektleder. De skal sikre løbende faktuelt indblik i projektet og gøre projektlederen i stand til at håndtere udfordringer, inden de bliver reelle problemer. At blive opmærksom på udfordringer giver nemlig handlemuligheder, frem for først at finde ud af det senere.

Projekt KPI’er planlægges inden projektet går i gang, i opstartsfasen. Der tager man stilling til hvilke KPI’er i projektet, der er relevante. Det afhænger både af projektets karakter, men også af hvilke data der er til rådighed for projektlederen. En vigtig parameter for udvælgelsen af målinger i projektet er, at de skal give mening for projektet, og de skal være nemme at producere. Værdien af KPI’erne skulle helst gerne være højere end tidsforbruget på at lave dem.

Når projekt KPI’erne er planlagt, skal de løbende måles og følges op på. Hvor ofte det skal ske, er op til projektlederen og projektets karakter. Det er normalt på uge- eller månedsbasis. Disse målinger kan give anledning til spørgsmål eller undren, som kræver nærmere efterforskning. Der kan så vise sig en god forklaring, men det kan også afsløre en reel problemstilling, som bør håndteres.

Udover at hjælpe med den proaktive håndtering i projektet egner målinger sig også til ledelsesrapportering, fordi det er nemt at aflæse status. KPI’er bør dog altid ledsages af en tekst, hvor målingens resultater er forklaret. Målinger er på ingen måder en ultimativ sandhed, men én blandt flere kilder til at forstå og dirigere projektet.