Krisestyring i IT projekter – Træk håndbremsen

Krisestyring bruges til at håndtere kriser på en fornuftig og struktureret måde.

Det gælder også inde for IT projekter, hvor det ikke er helt unormalt at være ramt af kriser. Kriserne kan være initieret af mange forskellige årsager, men stammer dog ofte fra et dårlig fundament for projektet.

Når fundamentet er dårligt, kan der opstå ballade i form af:

• Forsinket leverancer
• Dårlig kvalitet
• Forkerte indhold
• osv.

Størrelsen af kriserne kan naturligvis variere ganske meget, fra de mindre naturlige kriser, til de kriser som truer projektets eksistens.

Der findes mange måder at håndtere den slags problemer på. Der er særligt en helt simpel en, som desværre ikke blive brugt nok.

Krisestyring værktøj: Træk håndbremsen

Vi kan kalde værktøjet for krisestyring, at “trække håndbremsen” i projektet.

Projektledere er generelt meget fokuseret på at løse projektets udfordringer, helst uden at sænke fremdriften mere end højst nødvendigt. Men det er bare ikke altid en god ide.

Hvis der f.eks. kommer mange ændringer ind i projektet. Nye krav, ny funktionalitet, ændring af funktionalitet osv. Så er der overhængende fare for at projektet brænder unødvendig energi af, ved fortsat at arbejde uden fast grund under fødderne. Der kan man vælge mellem to veje:

• At stoppe op i projektet og få lavet et mere solidt fundament
• Fortsætte kadencen og indføre ændringerne i det kørende projekt

Det er en vurderingssag, hvilken man vælger, i de omstændigheder man nu er i.

Men et projektet uden et solidt fundament, vil med højere sandsynlig løbe ind i flere problemer, end projektet med et solidt fundament.

Derfor kan det godt betale sig at stoppe op i projektet, for lige at få styr på retning og mål, inden man fortsætter.
Heraf betegnelsen – At trække håndbremsen.

Eksempel på brugen af værktøjet til krisestyring

Vi har et IT projekt, som skal udvikle et stykke software til intern brug i en virksomhed.

Det køres som agilt projekt, særligt fordi kunden synes det var smart at kunne forme produktet undervejs i forløbet.

Når projektet er kommet godt i gang, opstår der dog problemer. Kunden kommer konstant med ændringer og ombestemmer sig også jævnligt. Det giver et højt flow af ændringer til projektet, som nedsætter både effektiviteten og værdigenereringen i projektet. Medarbejderne i projektet er frustreret, da de skal lave meget om hele tiden og er træt af at “kunden ikke kan bestemme sig”.

Nu er det godt nok et eksempel, men mange projektlederen har oplevet denne slags situationer 🙂 og haft brug for krisestyring derefter 🙂

Her kan man vælge at køre projektet til slut, da man selvfølgelig har styr på sin ændringsstyring i projektet, så projektet nok skal overleve.

Men ofte vil det få utilsigtet resultater:

• Kunden føler ikke de har fået ret meget værdi for pengene
• Kunden føler at leverandøren har været tung at danse med i ændringsstyringen
• Kunden er ikke tilfreds

Det skyldes jo at projektet har været i ændringsflux hele tiden og dermed har haft en lav effektivitet, til gavn for – ingen.

Alternativet dertil, havde været at benytte krisestyring og trække håndbremsen i projektet, i det øjeblik, hvor det gik op for projektlederen at der var for mange ændringer.

Så havde den professionelle projektleder sagt til kunden, at det ville være bedst at stoppe op og bruge tid på sammen at tegne løsningen. Så kunne man have gennemtænkt løsningen bedre, lagt et bedre fundament og så fortsætte projektet. Mon ikke man i sidste ende ville få bedre resultater, til stor gavn for begge parter.

Den korte version: Vær aldrig bange for at stoppe op og sætte en klar retning på projektet. Det betaler sig.