Kontrakter – Kedelige, men de kan redde projektet

Kontrakter kan virke bureaukratiske, begrænsende og generelt bare kedelige.

Men det er kun indtil man oplever hvor vigtige kontrakter i virkeligheden er.

De findes i mange forskellige udgave, til mange forskellige formål, såsom:

• Underleverandøraftaler
• Udviklingskontrakter
• Rammeaftaler
• Samarbejdsaftaler
• Outsourcingkontrakt
• Etc.

Fælles for dem alle, er at de forsøger at regulere samarbejdet imellem to organisationen, som et værktøj til risikostyring.

Ligeledes er kontrakter et værktøj, man kan tage i brug når “the shit hits the fan”. Dvs. når samarbejdet ikke går godt og eneste udvej, er at gå den juridiske vej. Det er naturligvis ikke en ønsket vej, men nogle gange nødvendigt.

It-kontrakter skal først og fremmest virke som et støttende redskab, som regulerer samarbejdet og virker som ramme for det gode samarbejde.  Kontrakter kan dog i starten af samarbejdet virke overflødige – “Jamen vi taler jo så godt sammen og skal da nok finde ud af det.” Men præcis som en forsikring, er en kontrakt noget man laver, hvis det nu skulle gå galt.

Laver man arbejde for det offentlige inden for IT-projekter, er man helt sikkert stødt på deres klassiske IT-kontrakter, K01, K02 og den nyeste agile K03. Det er standardkontrakter, som det offentlige kan bruge ved indgåelse af aftale om IT-projekter. De er ret omfattende og regulerer alt hvad man kan komme i tanke om. Men de indeholder samtidig en masse gode værktøjer, som begge parter kan benytte, hvis den modsatte part ikke løser deres del af opgaven. Det gælder jo begge veje i IT-projekter. Det kan være umuligt at få succes med projektet, når enten leverandør eller kunde ikke yder deres del.

Men hvor langt skal man gå for både at sikre samarbejdet, men samtidig undgå at kontrakterne bliver alt for begrænsende? Lad os se lidt på hvorfor man skal passe på.

Eksempel på IT-kontrakter der næsten kostede virksomheden livet

Lad os tage et eksempel fra den virkelige verden. En københavnsk virksomhed med 100+ ansatte, som udelukkende lever af at lave IT-projekter for både private og det offentlige.

De har fået hæder både nationalt og internationalt for deres arbejde. De havde lige scoret deres største ordre nogensinde, med flere længder, sammen med en anden IT virksomhed.

De skulle dele arbejdet og samarbejde om at levere det kunden ønskede. Det var udbudt indhold, som var beskrevet i detaljer fra kundens side.

Imellem de to virksomheder, var der indgået en samarbejdsaftale, som skulle regulere det indbyrdes forhold. De skulle hver især løse for cirka 5.000 timer og timerne var fordelt i kontrakten til de forskellige opgaver.

I starten gik alt som det skulle, indtil at de fandt ud af at de groft havde underestimeret løsningens kompleksitet. De 5.000 timer, som de skulle løse, var nok nærmere 30.000 timer. (!!!)

Så gik der lynhurtigt diskussion i projektet, da de ikke mente at det udelukkende var deres skyld og ville dele regningen med den anden IT virksomhed. Det var en fastpris aftale, så de skulle jo selv finansiere de ekstra 25.000 timer. En kæmpe underskudsforrretning, som ville dræne alt opsparet kapital i virksomheden og koste heftige nedskæringer.

Deres største ordre var blevet til deres største fjende.

Samarbejdsaftalen med den anden IT virksomhed var solid, da de godt kendte til værdien af solide kontrakter. Det priste de sig lykkelig over i dette forløb. De kunne med denne kontrakt i hånden forsvare deres egen virksomheds overlevelse. Uanset hvem der havde skyld i denne sammenhæng og hvad der var rimeligt, endte det hele med at de selv måtte betale de 25.000 timer, fordi kontrakten var lukket helt af.

Virksomheden overlevede knapt disse it-kontrakter, på trods af deres tidligere succes og fik en heftig såret pengepung og en lærestreg.

Så hvad kan man lære af det. Man kan ikke sikre sig mod dårlige forretningsmæssige beslutninger, men man kan sikre sig mod urimeligheder og samtidig have muligheder for at beskytte sig selv mod andre.

Hvis vi antager den anden IT virksomhed ikke havde et ansvar i denne sag, så ville det jo også have fuldstændigt urimeligt, at de skulle trækkes med ned, bare fordi deres samarbejdspartner have lavet en massiv brøler.

Så kontrakter er virkelige rare at have styr på, når det ikke helt går som forventet. De kan koste projektet og virksomhedens overlevelse. Så husk nu at få dem lavet ordentlig.